出張旅費規程 作成 メリット 人事労務管理 岐阜
文責 社労士・井戸 憲一郎

出張旅費規程の作成をお薦めします

Zoom等が一般化してきまして、会社や自宅にいながら商談ができるようになったり、また役所への申請等も電子化が進みつつあり、以前に比べて遠距離出張が減ってきています。

しかしながら、面と向き合って膝を突き合わせての商談や打合せの方が、より営業業績が上がる場合もあります。
それで社長本人や会社役員又は従業員に商談等のため、出張に行かせることがまだまだ多くあるかと思います。

そのような場合、出張旅費規程を作っておくことをお薦めいたします。

1.出張旅費規程を作成するメリット

出張旅費規程を作成するメリット
(1) 清算手続きが簡素化できる

出張旅費規程を作成すると、かかった出張旅費の精算手続きが簡素化できます。

例えば、交通費・日当・宿泊費を役職ごとに事前に定めておけば、定めた規定に応じて清算するだけですので、手続きが簡素化できます。

【出張旅費規程の具体例】

区   分 日帰り日当 宿泊日当 基準宿泊費
役 員 4,000円 5,000円 10,000円
管理職 3,000円 4,000円 9,000円
一般職 2,000円 3,000円 8,000円

出張旅費規程を作成するメリット
(2) 節税効果がある

出張旅費規程を作成すると、節税効果があります。

出張旅費日当は、経費になりますので節税になります。
例えば、1日出張に行ったときの日当の金額を社長に1日20,000円出すと定めたとします。
社長が1月に4回出張に行ったとすると、1ヶ月で20,000円×4回=80,000円の経費が計上できます。
これが1年になると、80,000円×12月=960,000円の経費となります。
法人税の税率が40%だとすると、380,000円の節税になります。

出張旅費日当を支給すれば消費税も安くなります。
出張旅費が年間960,000円の場合、96,000円消費税が安くなります。

2.出張旅費規程を作成する際の注意点

精算の手続きが簡素化できて、節税効果のある出張旅費規程は、ぜひ作成しておくべきです。

作成に際していくつかのポイントをご紹介します。

出張旅費規程を作成する際の注意点
(1) 旅費規定は従業員も含めた社員全員が対象

出張旅費を社長や役員だけに出すのはだめです。
必ず、社員全員を対象にして下さい。

但し、役職に応じて金額を変えることは大丈夫ですし、金額についての法的な定めはありませんから社会通念上妥当な金額で設定してください。

出張旅費規程を作成する際の注意点
(2) 出張精算書を作る

実際に出張に行ったときは、出張精算書を作成し、それに記入し保存しなければなりません。

書式そのものは法的に決まってはいないので、「いつ」「どこへ」「誰と」「打ち合わせの内容」などの内容を記載します。
また、ホテル代の領収書なども貼っておくと良いでしょう。

出張旅費規程を作成する際の注意点
(3) 別規定を作成する

出張旅費規定は、法律で定めがないので、就業規則の中に盛り込んでも別規定でかまいません。
しかし、就業規則に盛り込むと、交通費・宿泊費を改定する度に就業規則の変更が必要になりますので、別規定を作成したほうがより機動性があります。

出張旅費規程を作成する際の注意点
(4) 出張旅費規程を従業員に周知する

前述しましたが、節税上、出張旅費規程は全従業員が対象であることが条件です。

つまり、対象となる全従業員に対し、出張旅費規程の存在を周知させ、遵守するよう求めなければならなりません。

 

出張旅費規程 作成 メリット 人事労務管理 岐阜出張旅費規程の作成・出張精算書の作成は、私、長谷部にお尋ねください。

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